Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lainnya. Ada 3 sistem penjajaran dokumen rekam medis yaitu :
a. Stright Numerical Filling
Adalah sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan berdasarkan angka belakang, misalnya 27-80-89 dan 27-80-90 dan sampai seterusnya.
Keuntungannya :
1) Memudahkan dalam melatih petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan dokumen rekam medis.
2) Mudah mencari dokumen rekam medis dalam jumlah banyak dengan berurutan.
Kerugiannya :
1) Terjadinya konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar.
2) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan karena tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
b. Terminal Digit Filin
Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan data rekam medis dengan menjajarkan folderdata rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhir.
27 08 89
angka ketiga angka kedua angka pertama
Contoh :
Seksi 10 seksi 35 seksi 30
12-20-10 98-22-35 98-99-30
13-20-10 99-22-35 99-99-30
14-20-10 00-23-35 seksi 31
15-20-10 01-23-35 00-00-31
Keuntungan :
1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke seratus kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.
1) Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakkan di satu tempat di mana rekam medis harus disimpan di rak.
2) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan biasa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
Kerugian :
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam sistem angka akhir mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung.
2) Membutuhkan biaya awal yang lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.
c. Midle Digit Filling
Sistem penjajaran dengan sistem angka terakhir yang sistem penyimpanan data rekam medisnya dengan menjajarkanfolder data rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok tengah.
55 12 10
Angka kedua angka pertama angka ketiga
Contoh :
99-68-97
99-68-98
99-68-99
00-69-00
00-69-01
Keuntungan :
1) Memudahkan pengambilan seratus buah rekam medis yang nomornya berurutan.
2) Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem nomor akhir.
3) Kelompok seratus buah rekam medis yang nomornya berurutan pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok seratus buah rekam medis untuk sistem angka tengah.
Kerugian :
1) Memerlukan latihan dan bimbingan yang cukup lama.
2) Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section apabila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan tidak aktif.
3) Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar